Gap-анализ

Gap-анализ — метод выявления расхождений между текущим состоянием системы (As-Is) и целевым состоянием (To-Be).
Цель — определить, какие изменения нужны для достижения желаемого результата.

Суть: сравнение двух моделей (текущей и целевой) для выявления отличий, которые мешают достичь конечного состояния. Анализ помогает ответить на три вопроса:

Где сейчас? (As-Is)
Куда нужно прийти? (To-Be)
Что мешает туда попасть? (Gap'ы)
Каждый найденный gap трансформируется в конкретные действия: изменения, доработки, внедрения.

Зачем нужен

Помогает:

обосновать изменения
сформировать требования к будущей системе
определить объем доработок, сроки, ресурсы
оценить риски и приоритеты внедрения

Когда можно применять

на этапе пресейла или discovery-фазы
при внедрении коробочных решений (ERP, CRM)
при интеграции нескольких систем
при автоматизации процессов
при миграции со старой системы на новую
для соблюдения новых регуляторных требований

Примеры типов gap'ов

Функциональные — отсутствуют нужные функции
Процессные — отличаются шаги, роли, триггеры
Технические — несовместимость интерфейсов, API
Данные — разная структура, нехватка атрибутов
Ролевые — не хватает нужных ролей или прав
Регуляторные — не соблюдаются нормативные требования

Пример как проводить

Описать текущее состояние (As-Is)
Документируются текущие процессы, функции, архитектура, данные, роли.
Пример: В системе нет уведомлений клиенту.
Определить целевое состояние (To-Be)
Фиксируется желаемое поведение, функции, архитектура, UX.
Пример: Необходимо автоматическое уведомление клиента через SMS и Email.
Выявить разрывы (gaps)
Сравниваются состояния по различным направлениям (функции, данные, процессы и т.п.).
Пример: Gap — нет интеграции с внешним SMS-шлюзом.
Сформировать требования на закрытие gap'ов
Конкретизация, что нужно доработать, изменить или внедрить.
Пример: Добавить модуль уведомлений, реализовать логирование отправки.
Оценить трудозатраты и приоритизировать изменения
Gap'ы группируются по сложности, влиянию и срочности.

Как оформлять результаты

Часто представляются в виде таблицы:

Объект сравнения (функция/процесс/модуль)
As-Is
To-Be
Gap (описание расхождения)
Требуемое изменение
Приоритет / Оценка трудозатрат

Иногда используют BPMN, диаграммы "до/после", архитектурные схемы, user journey и др.

Примеры применения

Внедрение ERP
Gap-анализ выявляет, какие бизнес-процессы нужно адаптировать под коробку, а какие — доработать.

Миграция на новую систему
Сравниваются старые и новые функции, выявляются недостающие элементы.

Цифровизация клиентского сервиса
Анализ выявляет разрывы между офлайн- и цифровыми каналами, требования к интеграции и UX.

Соблюдение законодательства (например, 152-ФЗ)
Gap-анализ позволяет проверить соответствие текущих процессов новым требованиям к хранению и обработке персональных данных.

Автоматизация ручной отчетности
Gap — отчеты формируются вручную → требуется автоматизация, создание выгрузок, визуализация.

Плюсы и минусы подхода

дает структурированный план изменений
основан на реальных потребностях
помогает точнее сформулировать требования
выявляет риски и ограничения на ранней стадии

требует четкого понимания целевого состояния
может быть трудозатратен
ошибки возможны без вовлечения стейкхолдеров
не дает ответов как реализовать, а только что необходимо изменить

Типичные ошибки

Поверхностное описание As-Is или To-Be
Пример: описание процесса без указания ролей и шагов.
→ пропущенные gap'ы, неверные требования, ошибки в архитектуре

Недостаточная детализация функций или данных
Пример: не все поля указаны в текущем отчёте.
→ неполный результат.

Отсутствие вовлечения экспертов и пользователей
Пример: анализ проведён только с IT-стороной, без операционного персонала.
→ упущены потребности, сопротивление изменениям при внедрении.

Смешивание «хотелок» с реальными бизнес-целями
Пример: добавлены функции, которые «было бы хорошо», но они не влияют на результат.
→ избыточные требования, увеличение сроков и бюджета.

Игнорирование ограничений бюджета и сроков
Пример: запланированы изменения, которые не вписываются в текущие ресурсы.
→ проект затягивается, урезается функциональность или проваливается внедрение.